Loading

wait a moment

Organiser un événement d’entreprise : les essentiels à savoir

evenement

En France, de nombreuses entreprises organisent au moins un événement chaque année. Ce dernier peut être aussi bien interne qu’externe. Cependant, qu’il cible les collaborateurs, les partenaires ou le grand public, l’organisation d’une manifestation doit suivre quelques étapes. De plus, il est impératif d’engager des prestataires qualifiés à qui confier certaines tâches. Dans ce registre, l’intervention d’un traiteur reste indispensable.

Les grandes étapes à respecter pour organiser un événement professionnel

Outil marketing puissant, l’événementiel présente plusieurs avantages. Qu’il prenne la forme d’une remise de prix, d’un congrès, d’un team building ou encore d’un anniversaire, cela permet en effet de regrouper les participants au sein d’un même lieu. Ce qui favorise naturellement les échanges et le développement d’une certaine proximité entre la marque et le public.

Afin de réussir un événement professionnel, la société doit tout d’abord déterminer les objectifs. Le dirigeant devra ensuite désigner une équipe qualifiée pour organiser la manifestation. Les organisateurs commenceront par définir une thématique et choisir une date adaptée. Dans l’idéal, on évite de planifier la réception un weekend ou la veille d’un jour férié. Autant caler une date dans la semaine, comme le jeudi ou le mercredi. Il y aura ainsi moins de risques de refus. Ceci fait, il faudra par la suite louer une salle de fête si les locaux de l’entreprise ne peuvent pas accueillir les invités. Pour cela, on mise sur les lieux sécurisés et facilement accessibles.

Enfin, une fois que l’événement est défini dans le temps et dans l’espace, l’équipe chargée de l’organisation peut désormais créer les invitations. Mais avant d’envoyer ces dernières, on doit d’abord régler tous les détails.

Collaborer avec des prestataires qualifiés : une condition indispensable

La qualité de l’événement jouera beaucoup sur l’image de la société. Il est donc nécessaire de prendre en compte certains éléments afin d’éviter les éventuelles déconvenues. Or, seuls, les organisateurs ne pourront pas assurer toutes les tâches. En effet, leur rôle consiste particulièrement à gérer et à réaliser un suivi. Il faudra alors collaborer avec bon nombre de prestataires à qui l’on peut confier certaines fonctions. Dans ce registre, l’intervention d’un DJ est vivement conseillée. Il aura pour principale mission d’animer la manifestation. Il peut aussi aider la société à choisir une musique distinguée pour accompagner chaque étape de l’événement comme l’arrivée des dirigeants, le début d’un discours ou l’ouverture de la soirée.

Ensuite, l’enseigne doit également prévoir un budget pour engager un traiteur. Notamment, il est vivement conseillé de faire appel à HD traiteurEn effet, la qualité de la restauration est particulièrement importante, notamment si l’on compte servir un banquet. Le menu doit être soigneusement élaboré pour s’adapter au public ainsi qu’aux valeurs véhiculées par l’entreprise. Les prestataires pourront d’ailleurs préparer plusieurs animations, lors de la soirée, telles qu’un bar à cocktails ou à charcuteries pour égayer toutes les papilles.