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Quelles sont les étapes pour mettre en place un ERP ?

Le déploiement d’un ERP (pour Enterprise Ressource Planning, ou progiciel de gestion intégré en français) permet d’améliorer la productivité globale d’une entreprise ou d’un service. Cependant, la mise en place d’un logiciel pour fluidifier la gestion de certains process ne s’improvise pas : non seulement il faut trouver l’outil adapté à son secteur d’activité et à ses besoins, mais il faut également préparer les équipes à un tel bouleversement dans leurs habitudes de travail.

Comment choisir l’ERP à déployer ?

Comme les baguettes d’un chef d’orchestre, un ERP donne un nouveau rythme à la gestion des processus. Et pour qu’il s’accorde harmonieusement avec le secteur d’activité de votre entreprise, il faut prendre en compte toutes ses spécificités :

  • La taille de l’entreprise: une PME n’aura ni le même budget ni les mêmes objectifs d’une multinationale ;
  • Les fonctionnalités recherchées : cela vous permettra de différencier des progiciels qui auraient beaucoup de similitudes. Par exemple, parmi tous les ERP spécifiques au secteur de l’agroalimentaire, lequel conviendra le mieux à votre filière ?
  • Le budget alloué : il variera selon les fonctionnalités choisies, les services requis (installation du logiciel et déploiement dans l’entreprise, SAV, formation des employés, etc.)ainsi que le niveau de personnalisation. En fonction de tous ces paramètres, le coût total d’un ERP peut être compris entre 5 000 et 20 000 euros HT.

La solution la plus efficace et la plus rapide pour faire le bon choix est d’établir un cahier des charges, puis de lancer un appel d’offres.

Comment accompagner les salariés dans ce changement ?

Modifier en profondeur les habitudes de travail n’est pas faisable du jour au lendemain. C’est pourquoi il est nécessaire de prévoir des changements en amont dans l’organisation :

  • Désigner des référents pour le projet ERP : c’est vers eux que les salariés iront en cas de question et ce sont eux qui seront les interlocuteurs privilégiés du prestataire ;
  • Planifier des sessions de formation: elles peuvent être animées par les référents qui auront déjà été formés par le prestataire par exemple, ou par le prestataire lui-même ;
  • Mettre en place un suivi des salariés : s’il existe des référents, ce sera leur travail que de veiller à la bonne adaptation des salariés face à ce nouveau logiciel.

Quels avantages prévoir à la suite de ce déploiement ?

Un des points clés par rapport à la mise en place d’un progiciel est le retour sur investissement, que ce soit en termes de productivité ou de finances. Grâce à un ERP, vous pouvez espérer les retombées suivantes :

  • Une meilleure organisation des services et/ou équipes : une coordination plus fluide, une communication simplifiée ;
  • Une excellente réactivité: maîtrise des délais, réduction du temps de traitement des données
  • Une augmentation du chiffre d’affaire, grâce à une meilleure maîtrise des coûts globaux, une meilleure gestion, et conséquemment, une augmentation des ventes.