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Télésecrétariat : 6 astuces pour choisir le bon prestataire

Actuellement, l’externalisation du secrétariat téléphonique séduit de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille comme les PME, les grandes entreprises et même les professions libérales. Pour rappel, le télésecrétariat est défini comme l’ensemble des services de secrétariat qui sont effectués à distance par un prestataire onshore ou offshore pour le compte d’une entreprise cliente.

Se renseigner sur l’expérience du prestataire dans le secrétariat téléphonique

Choisir un bon prestataire est nécessaire pour répondre efficacement aux besoins de votre entreprise afin d’obtenir des résultats optimaux. Pour cela, il est conseillé de vous tourner vers celui qui affiche clairement ses connaissances et son expérience dans le secrétariat téléphonique. Par exemple, vous pouvez lui demander le nombre de projets qu’il a réalisés avec succès.

Pensez également à vous rendre dans les locaux du fournisseur de service pour avoir un meilleur aperçu de la qualité des prestations proposées. Pour garantir le succès des services téléphoniques externalisés, il est important que votre prestataire soit qualifié et possède l’expérience requise pour leur mise en œuvre.

Se fier au retour des anciens clients et de ceux actuels

Si ses années d’expérience dans le télésecrétariat ne vous rassurent pas, vous pouvez vous renseigner sur ses antécédents. Pour ce faire, n’hésitez pas à solliciter les anciens clients et ceux qui font encore appel aux services de votre futur prestataire. Ce dernier devrait d’ailleurs être en mesure de vous expliquer la méthodologie qu’il utilise pour gérer ses projets, suivre/atteindre les résultats et résoudre les problématiques.

Par exemple, il devra être capable de proposer un plan de continuité des services téléphoniques en cas d’urgence sanitaire. En comparant sa méthodologie avec les retours de ses clients, vous aurez un meilleur aperçu concernant la qualité des services de votre futur prestataire.

Évaluer les compétences des agents du prestataire

Outre ses années d’expérience et des avis des clients, il faut savoir que la qualité d’un prestataire spécialisé en secrétariat téléphonique repose sur de nombreux facteurs notamment ses propres agents. Si vous souhaitez avoir une vision suffisamment claire à son sujet, il est conseillé d’étudier sa politique et son processus d’embauche.

Ainsi, vous aurez une bonne idée des compétences et des connaissances que ses équipes mettront à votre disposition. Pensez également à renseigner votre prestataire sur la culture de votre entreprise pour qu’il puisse comprendre votre vision, votre mission, vos valeurs et vos méthodes de communication.

S’informer sur l’infrastructure et les technologies mises à disposition

Pour qu’un prestataire spécialisé en télésecrétariat soit prêt à répondre aux attentes et aux demandes d’entreprises clientes potentielles, il doit avoir la technologie et les équipements essentiels. En effet, son infrastructure doit être composée d’une bonne connexion internet, d’un réseau fiable de lignes téléphoniques ainsi que du matériel et des logiciels à jour. Il doit aussi pouvoir s’intégrer aux technologies de votre entreprise et/ou être en mesure d’investir dans les évolutions nécessaires à la mise en place de votre projet.

Se renseigner sur les systèmes de communication et de gestion des clients

Pour que les besoins de votre entreprise soient pris en compte, vous devez être clair dans vos attentes. La communication entre vous et votre prestataire doit donc être fluide. Pour cela, les membres de l’équipe dédiée au secrétariat téléphonique externalisé devront être facilement joignables par téléphone, e-mail ou tout autre logiciel ou application de messagerie aux heures indiquées.

D’ailleurs si vous opérez sur un fuseau horaire différent, il faut que votre prestataire puisse être capable de minimiser les écarts de communication. Afin d’exprimer vos préoccupations, vos interrogations ou vos commentaires, pensez à convenir d’un point de contact unique. Il ne faut surtout pas négliger la communication avec votre prestataire en télésecrétariat puisqu’il s’agit de l’un des piliers d’une bonne collaboration.

Prendre le temps de calculer les coûts

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers l’externalisation est la possibilité de faire des économies. En effet, un projet dont les coûts restent fixes est synonyme d’économies considérables. Mais s’il s’avère que votre futur prestataire ne peut répondre à vos besoins avec des coûts fixes, il est recommandé de rechercher et décortiquer les éventuels coûts cachés.

Ces derniers peuvent survenir dans la formation des agents de votre prestataire et la mise en place de vos services téléphoniques externalisés. Il faut savoir que d’autres dépenses additionnelles pourraient apparaître pendant la prestation.